1. Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano a diverso titolo con LONGO S.p.A. e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.

L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

• pubblicazione sul sito web aziendale;
• pubblicazione sui canali ufficiali aziendali ad uso interno per i lavoratori;

LONGO S.p.A.si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento.

Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.

Il sistema implementato dalla Società consente la totale anonimizzazione della segnalazione, a tutela del segnalante e della genuinità del dato raccolto, anche al fine di limitare al massimo condotte eventualmente ritorsive.

Ciò in conformità con il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 attuativo della Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Il recepimento in Italia della citata Direttiva UE ha condotto al superamento della disciplina del 2017, obbligando le Società ad adottare un sistema interno ulteriore e migliorativo rispetto al canale cartaceo o email, anche idoneo alla gestione di eventuali segnalazioni esterne di competenza ANAC.

La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.

2. Canale di segnalazione

In ottemperanza agli obblighi di legge, LONGO S.p.A.si è dotata di una piattaforma fornita da un partner attentamente selezionato che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE.

Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. art. 4 d.lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta e anonima.

Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile dal sito internet di LONGO S.p.A., il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto, anche terzo, che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima.

La segnalazione verrà tempestivamente gestita da un addetto opportunamente formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia: tale addetto sarà individuato in un soggetto esterno alla Società, nell’ambito dell’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi dell’art. 6 d.lgs. 231/2001.

3. Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art. 3 del d.lgs. n. 24/2023.

A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

• dei lavoratori di LONGO S.p.A.(sia lavoratori di struttura che lavoratori somministrati);
• di collaboratori a qualsiasi titolo, liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi;
• partner a diverso titolo.

4. Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

Avendo la Società adottato un Modello di organizzazione e gestione ai sensi del d.lgs. 231/2001, la segnalazione può avere ad oggetto anche un reato c.d. presupposto ai sensi della citata normativa in materia di responsabilità penale delle persone giuridiche.

A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a LONGO S.p.A., quali ad esempio:

• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del Codice Etico, di procedure, protocolli o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001;
• comportamenti penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative;
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine di qualsiasi altra natura a Longo S.p.A., anche con riferimento a danni in materia concorrenziale;
• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

5. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell9esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all9art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

                                                                                     ***

In ottemperanza al d.lgs. 24/2023, LONGO S.p.A. prevede idonee e proporzionali sanzioni nei confronti di coloro che venga accertato essere responsabili dei seguenti illeciti:

• atti ritorsivi nei confronti del segnalante, successivi alla segnalazione e da essa dipendenti;
• condotte di ostacolo alla segnalazione, precedenti o concomitanti rispetto ad essa;
• violazioni dell’obbligo di riservatezza della segnalazione;
• omessa attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

La sanzione potrà essere applicata anche al segnalante “quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave” (art. 16 d.lgs. 24/2023).

6. Istruzioni operative

Le segnalazioni potranno essere registrate sul portale seguendo la seguente procedura operativa:

1. Acceda alla piattaforma criptata al seguente link: https://longo.trusty.report
2. Si assicuri che la connessione sia sicura (https), come garantito dalla piattaforma scelta da LONGO S.p.A., per proteggere la Sua privacy.
3. Inserimento delle informazioni richieste: descriva in dettaglio la violazione che ha osservato, i soggetti coinvolti e le modalità di azione, se note. Si prega di includere informazioni specifiche come:
• Tipologia di violazione
• Data e luogo: indicare quando e dove è avvenuta la violazione, se sia ricorrente, regolare, episodica, all’interno o all’esterno dei locali aziendali;
• Persone coinvolte: se possibile, identificare le persone coinvolte con tutti i dati noti;
• Prove: Allegare documenti, immagini o altri elementi che supportino la Sua segnalazione.
4. Scelta dell'anonimato: scelga se fornire i Suoi dati o rimanere anonimo e, in tale caso, il sistema garantisce che l’intero processo di gestione della segnalazione garantisca l’anonimato del segnalante.
5. Invii la segnalazione: all’esito dell’invio, il sistema genererà un ticket che, se ha inserito i Suoi dati, potrà essere da Lei utilizzato per verificare lo stato di avanzamento del processo di gestione della segnalazione.